Tổ chức một sự kiện giải trí như Gala Dinner; nhiều khi sẽ đỡ tốn kém hơn những sự kiện mang tính chuyên môn cao như hội nghị khách hàng; sự kiện ra mắt sản phẩm hay hội thảo khoa học… Nhưng để có một cái nhìn khái quát để dự trù kinh phí. Cũng như tiết kiệm được cho công ty, doanh nghiệp. Chi phí tổ chức Gala Dinner cũng cần được hoạch định trước các khoản chi tiết. Để giúp các công ty trong hoạt động này. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ kinh nghiệm tổng quan về các loại chi phí tổ chức Gala Dinner quan trọng nhất mà công ty nào cũng cần phải biết.

Tìm hiểu thêm: Kịch bản Gala Dinner cơ bản

I. Chi phí thuê địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức là hạng mục tiên quyết đầu tiên khi tổ chức bất kỳ sự kiện nào. Bên cạnh đó, đây cùng là một khoản chi phí tương đối lớn cần chi trả, đặt cọc trước tiên. Để giữ chỗ đặc biệt trong những khách sạn, resort, trung tâm sự kiện 4 – 5 sao, đẳng cấp quốc tế.

Gala Dinner là bữa tiệc tối cho nhân viên và đối tác quan trọng của công ty. Địa điểm tổ chức Gala Dinner cũng vì thế mà không thể quá tạm bợ.

Với các sự kiện ngoài trời; Gala Dinner du lịch thì có thể đặt tiệc tại ngay khách sạn, hoặc khu du lịch sinh thái. Hoặc không thì cũng phải chọn một trung tâm sự kiện có cơ sở vật chất, trang thiết bị đầy đủ.

Khoản này đã có thể chiếm đến 20-30% tổng chi phí tổ chức Gala Dinner của công ty.

II. Chi phí thuê các trang thiết bị đi kèm như: Dụng cụ hỗ trợ, Trang trí, Âm thanh, Ánh sáng, Sân khấu…

Nếu địa điểm tổ chức đã có sẵn hệ thống sân khấu, âm thanh ánh sáng thì doanh nghiệp sẽ có thể đặt nhẹ hơn phần này.

Song vẫn cần kiểm tra và bổ sung trang thiết bị cho đầy đủ theo mục đích sử dụng của mình.

Trong khi đó, các sự kiện ngoài trời hay những địa điểm không có sẵn trang thiết bị. Thì các doanh nghiệp cần bỏ ra một khoản thuê các hạng mục; và thuê người thi công, lắp đặt vào vận hành cho đúng công năng của từng sản phẩm. Chi phí đó có thể bao gồm việc dựng sân khấu, backdrop, làm banner; trang trí hội trường, thuê bàn ghế, âm thanh, ánh sáng… và sẽ tốn một khoản không nhỏ. Có thể tương đương với số tiền thuê địa điểm tổ chức Gala Dinner.

III. Chi phí vận chuyển cũng cần lưu ý trong chi phí tổ chức Gala Dinner 

Vận chuyển có thể chia ra thành vận chuyển người và vận chuyển hàng hóa. Vận chuyển người – khách mời, sẽ là nhiệm vụ của nhà tổ chức khi sự kiện diễn ra ở nơi xa. Hoặc khách mời ở xa địa điểm tổ chức, không thể tự di chuyển đến được.

Ngoài chi phí vận chuyển các trang thiết bị; chi phí đưa đón khách cũng càn được lưu ý khi tổ chức gala dinner (Nguồn: Internet)

Những người được hưởng chế độ này thường là những khách mời lớn, quan trọng; người nổi tiếng và đặc biệt cần thiết trong Gala Dinner. Bên cạnh đó, việc vận chuyển các hạng mục bàn ghế, trang thiết bị nêu trên chắc chắn không thể bỏ qua.

Chi phí vận chuyển có thể tiết kiệm được trong khâu chọn lựa phương tiện vận chuyển, công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển giá cả hợp lý.

IV. Chi phí dự phòng cần thiết cho những khoản phát sinh ngoài ý muốn

Ngoài những lưu ý khi tổ chức Gala Dinner trên, là tất cả các khoản chi phí có mục đích rõ ràng. Công ty cũng cần để ra một khoản dự phòng để phòng trừ các trường hợp phát sinh, rủi ro trong quá trình tổ chức Gala Dinner. Như tăng giá vào những mùa cao điểm hay cần thuê thêm nhân sự, thay đổi thực đơn trong phút chót…

Nếu quý khách vẫn còn băn khoăn và không định hướng được chi phí cũng như quy trình tổ chức Gala Dinner. Hãy tìm đến Xoo Event – công ty tổ chức sự kiện uy tín. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và hệ thống nhà thầu phụ tin cậy. Chúng tôi chắc chắn mang lại trải nghiệm Gala Dinner đáng nhớ nhất.

Thời gian: 18h30-21h30 ngày :
·        Địa điểm:  Phòng Hội nghị trong Resort ( khu du lịch)
·        Số lượng tham gia: không giới hạn ( từ 100 khách trở lên)
·        Thời lượng: 3,0 giờ.
*        Sau khi kết thúc hội nghị của buổi chiều, quí khách về phòng nghỉ ngơi.

Xác định quy mô team building

Cách tổ chức teambuilding hiệu quả là trước tiên; quý khách cần xác định doanh nghiệp muốn tổ chức team building có quy mô lớn hoặc nhỏ. Hay là doanh nghiệp mới thành lập để tạo ra khung chương trình phù hợp nhất với tình hình thực tế; và văn hóa của doanh nghiệp.

Lên ý tưởng, thời gian, địa điểm tổ chức team building

Quý khách cần họp bàn để đưa ra ý tưởng, thời gian, địa điểm thực hiện chương trình hoàn chỉnh.

– Cần tìm ra các ý tưởng sáng tạo, thú vị thu hút sự chú ý của mọi người.

– Chốt thời gian càng sớm thì chương trình sẽ không bị gấp gáp; mọi việc trải qua thuận lợi và đề ra trước các phương án giải quyết những vấn đề phát sinh.

– Địa điểm tổ chức team building cần đặc biệt chú ý. Nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc sẽ có hoạt động gì và chơi trò chơi nào.

Dự trù ngân sách

Quý khách cần lên bản dự trù kinh phí chi tiêu để kiểm soát được ngân sách cua doanh nghiệp; cũng như không bị phát sinh quá nhiều trong quá trình thực hiện theo từng mục như:

– Phương tiện đi lại

– Đồ ăn, thức uống

– Dụng cụ chơi team building

– Chụp ảnh, quay phim

– Truyền thông poster, standee, background…

Lên chương trình cụ thể

Một trong những cách tổ chức team building thành công là có bản kế hoạch mốc thời gian chi tiết cụ thể, rõ ràng.

– Thời gian xuất phát, trạm dừng chân, ăn uống

– Thời gian nghỉ ngơi và hoạt động team building

Để có kịch bản trò chơi đặc sắc, hoàn chỉnh; Quý khách có thể nhờ đến sự hỗ trợ của các công ty chuyên tổ chức team building.

Việc thực hiện theo kịch bản không đơn giản là chỉ vui chơi; mà còn đem lại mục đích, ý nghĩa riêng.

Khủng hoảng truyền thông là gì?

Khủng hoảng truyền thông “là bất kỳ một sự kiện ngoài ý muốn nào mang mối đe dọa nghiêm trọng đến uy tín của công ty, niềm tin của các bên liên quan. Sự kiện có thể là một hành động vi phạm lòng tin, một sự thay đổi trong môi trường cạnh tranh, cáo buộc bởi các nhân viên hoặc những người khác, một nghị định đột ngột của chính phủ, lỗ hổng trong sản phẩm, hoặc bất kỳ tác động tiêu cực nào khác” hay nói một cách đơn giản, “khủng hoảng là bất kỳ một sự kiện nào có khả năng ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh của công ty đối với công chúng của nó”

 Nguyên nhân khủng hoảng truyền thông

Trong môi trường “thế giới phẳng” hiện nay, hãy chuẩn bị tinh thần là khủng hoảng truyền thông có thể đến từ bất kỳ một ngóc ngách nào. Tuy nhiên có 2 nguyên nhân chủ yếu:

– Khủng hoảng truyền thông đến từ bên ngoài doanh nhiệp

– Khủng hoảng truyền thông từ bên trong công ty

Dịch vụ xử lý khủng hoảng truyền thông:

Có thể nói, xử lý khủng hoảng truyền thông là một vấn khó giải quyết, nhất là trong thời buổi internet phát triển như hiện nay. Tuy nhiên, không đồng nghĩa là chúng ta bó tay để cho tin tức xấu có thể tự do lan truyền. Cần có một giải pháp để xử lý vấn đề.

Việc xử lý khủng hoảng là một nghệ thuật và một kỹ năng đặc biệt cần đến mối quan hệ sâu rộng, khả năng tiên đoán chính xác, kỹ năng phát ngôn, viết hoàn hảo, phản ứng nhanh, tích cực, vì thế doanh nghiệp không nên tự xử lý một mình mà nên tìm đến các đơn vị tư vấn hoặc công ty xử lý chuyên nghiệp để tận dụng tối đa nhân lực, mối quan hệ và kinh nghiệm của các đơn vị này.

Với đội ngũ chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xử lý khủng hoảng truyền thông, chúng tôi là nơi tin cậy của các doanh nghiệp trong quá trình xử lý khủng hoảng truyền thông.

>>Bạn có thể thao khảo thêm: “Tổ chức hội chợ triển lãm“

Doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị đầy đủ về nhân sự; thông tin thị trường; tài liệu, ấn phẩm và công tác hậu cần khác trước khi tham gia một hội chợ, triển lãm. Đội ngũ nhân viên kinh doanh phải được đào tạo để có thể trả lời được tất cả các câu hỏi, thắc mắc mọi câu hỏi về sản phẩm, dịch của của doanh nghiệp. Ngoài ra đội ngũ nhân viên phải luôn nhiệt tình và niềm nở trong ứng xử khi có khách tới thăm quan. Bên cạnh đó việc thiết kế và trang trí gian hàng tham gia cũng là một yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của của một chương trình triển lãm. Cần xem xét qua nhiều yếu tố như diện tích gian hàng trưng bày, đối tượng khách hàng mục tiêu hướng đến mà có những phương án thiết kế, trưng bày sản phẩm phù hợp .