Tổ chức một sự kiện giải trí như Gala Dinner; nhiều khi sẽ đỡ tốn kém hơn những sự kiện mang tính chuyên môn cao như hội nghị khách hàng; sự kiện ra mắt sản phẩm hay hội thảo khoa học… Nhưng để có một cái nhìn khái quát để dự trù kinh phí. Cũng như tiết kiệm được cho công ty, doanh nghiệp. Chi phí tổ chức Gala Dinner cũng cần được hoạch định trước các khoản chi tiết. Để giúp các công ty trong hoạt động này. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ kinh nghiệm tổng quan về các loại chi phí tổ chức Gala Dinner quan trọng nhất mà công ty nào cũng cần phải biết.

Tìm hiểu thêm: Kịch bản Gala Dinner cơ bản

I. Chi phí thuê địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức là hạng mục tiên quyết đầu tiên khi tổ chức bất kỳ sự kiện nào. Bên cạnh đó, đây cùng là một khoản chi phí tương đối lớn cần chi trả, đặt cọc trước tiên. Để giữ chỗ đặc biệt trong những khách sạn, resort, trung tâm sự kiện 4 – 5 sao, đẳng cấp quốc tế.

Gala Dinner là bữa tiệc tối cho nhân viên và đối tác quan trọng của công ty. Địa điểm tổ chức Gala Dinner cũng vì thế mà không thể quá tạm bợ.

Với các sự kiện ngoài trời; Gala Dinner du lịch thì có thể đặt tiệc tại ngay khách sạn, hoặc khu du lịch sinh thái. Hoặc không thì cũng phải chọn một trung tâm sự kiện có cơ sở vật chất, trang thiết bị đầy đủ.

Khoản này đã có thể chiếm đến 20-30% tổng chi phí tổ chức Gala Dinner của công ty.

II. Chi phí thuê các trang thiết bị đi kèm như: Dụng cụ hỗ trợ, Trang trí, Âm thanh, Ánh sáng, Sân khấu…

Nếu địa điểm tổ chức đã có sẵn hệ thống sân khấu, âm thanh ánh sáng thì doanh nghiệp sẽ có thể đặt nhẹ hơn phần này.

Song vẫn cần kiểm tra và bổ sung trang thiết bị cho đầy đủ theo mục đích sử dụng của mình.

Trong khi đó, các sự kiện ngoài trời hay những địa điểm không có sẵn trang thiết bị. Thì các doanh nghiệp cần bỏ ra một khoản thuê các hạng mục; và thuê người thi công, lắp đặt vào vận hành cho đúng công năng của từng sản phẩm. Chi phí đó có thể bao gồm việc dựng sân khấu, backdrop, làm banner; trang trí hội trường, thuê bàn ghế, âm thanh, ánh sáng… và sẽ tốn một khoản không nhỏ. Có thể tương đương với số tiền thuê địa điểm tổ chức Gala Dinner.

III. Chi phí vận chuyển cũng cần lưu ý trong chi phí tổ chức Gala Dinner 

Vận chuyển có thể chia ra thành vận chuyển người và vận chuyển hàng hóa. Vận chuyển người – khách mời, sẽ là nhiệm vụ của nhà tổ chức khi sự kiện diễn ra ở nơi xa. Hoặc khách mời ở xa địa điểm tổ chức, không thể tự di chuyển đến được.

Ngoài chi phí vận chuyển các trang thiết bị; chi phí đưa đón khách cũng càn được lưu ý khi tổ chức gala dinner (Nguồn: Internet)

Những người được hưởng chế độ này thường là những khách mời lớn, quan trọng; người nổi tiếng và đặc biệt cần thiết trong Gala Dinner. Bên cạnh đó, việc vận chuyển các hạng mục bàn ghế, trang thiết bị nêu trên chắc chắn không thể bỏ qua.

Chi phí vận chuyển có thể tiết kiệm được trong khâu chọn lựa phương tiện vận chuyển, công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển giá cả hợp lý.

IV. Chi phí dự phòng cần thiết cho những khoản phát sinh ngoài ý muốn

Ngoài những lưu ý khi tổ chức Gala Dinner trên, là tất cả các khoản chi phí có mục đích rõ ràng. Công ty cũng cần để ra một khoản dự phòng để phòng trừ các trường hợp phát sinh, rủi ro trong quá trình tổ chức Gala Dinner. Như tăng giá vào những mùa cao điểm hay cần thuê thêm nhân sự, thay đổi thực đơn trong phút chót…

Nếu quý khách vẫn còn băn khoăn và không định hướng được chi phí cũng như quy trình tổ chức Gala Dinner. Hãy tìm đến Xoo Event – công ty tổ chức sự kiện uy tín. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và hệ thống nhà thầu phụ tin cậy. Chúng tôi chắc chắn mang lại trải nghiệm Gala Dinner đáng nhớ nhất.